PME : 5 points clés pour anticiper les périodes de crise

Aujourd'hui, les PME (Petites et Moyennes Entreprises) représentent une part importante de l'économie. Au sein de la zone OCDE, elles emploient plus de la moitié des travailleurs du secteur privé et représentent même 99%  des entreprises européennes existantes. Elles sont donc une source majeure de création d'emploi et de revenu. Toutefois, ces moteurs de croissance sont particulièrement vulnérables lors des crises, à l'image de l'actuelle crise sanitaire du Covid-19, et alors qu'une 1 PME sur 2 craint la faillite ! Même si le gouvernement a mis en place des mesures pour pallier au problème de financement auprès des banques pendant une crise, cela n'est pas toujours suffisant. Les PME doivent donc réfléchir à de nouveaux moyens pour s'adapter plus rapidement et simplement aux aléas qu'elles peuvent rencontrer, notamment grâce à l'aide des nouvelles technologies de l'information et de la communication. Comment développer sa réactivité en cas de crise en 5 points clé ? Eléments de réponse avec Pierre Patuel, pour DPii Télécom & services.

Il s'agit ici de cartographier les risques (selon son secteur, ses partenaires, l'environnement, etc.) afin de suivre leurs évolutions, et aussi mettre en place un plan de continuité d'activité s'articulant autour de la disponibilité des ressources, de la poursuite de l'activité principale et des actions à entreprendre pour garantir cette poursuite. L'objectif de ce plan est de continuer à assurer le maximum possible l'activité de l'entreprise pendant un événement déstabilisant et de planifier la reprise normale de l'activité. Le Secrétariat général de la Défense et de la Sécurité Nationale confirme que les entreprises qui entreprennent ce type de plan sont les plus résilientes aux périodes de crise.

Pour cela, une entreprise doit veiller à ce que ses employés soient conscients des risques actuels et potentiels et à ce que l'information circule parmi eux. Par ailleurs, en raison de l'utilisation croissante des technologies de l'information et de la communication dans de nombreux domaines, le travail ne peut plus désormais être organisé seulement d'une manière hiérarchique et traditionnelle. Les équipes doivent être formées à l'utilisation de nouvelles plateformes facile à prendre en main - skype, zoom, gotomeeting, Teams, sharepoints, etc. - et donc, à de nouvelles manières de travailler - via visioconférence, télétravail, ou encore webinaire. Le travail collaboratif permet aux équipes de travailler dans n'importe quelles circonstances et donc de continuer les actions marketing et promotionnelles pour soutenir l'activité commerciale.

Reconnaitre ses limites de compétences est important. Ainsi, les employés ne doivent pas être les seuls que l'on incite à développer des compétences transverses, les dirigeants de PME aussi. Il est important de se former pour aider son entreprise à surmonter une crise : l'offre étant particulièrement riche, lorsqu'un dirigeant est en difficulté, il doit savoir demander de l'aide. Les managers de transition, par exemple, peuvent accompagner les entreprises qui sont en période de transition.

La PME d'aujourd'hui doit s'appuyer sur des systèmes d'informations pour gérer son activité, c'est-à-dire qu'elle doit disposer de moyens matériels - ordinateurs, logiciels, et ressources humaines - qui collectent des données au sein et à l'extérieur de l'entreprise puis qui les traitent. Ces données ont pour vocation d'aider le manager dans sa prise de décision et de mieux anticiper et évaluer les risques. Cependant, pour que le système d'information remplisse son rôle de levier de performance, l'entreprise doit apprendre à le maîtriser et optimiser son utilisation, tout en le sécurisant. Bien maîtrisé, notamment par l'intégration de solutions logicielles, les systèmes d'informations sont sources de valeur ajoutée : meilleure gestion de l'organisation interne, du processus de production, des produits, de la relation client. Cela permet également un gain de temps considérable car les tâches récurrentes à faibles valeur ajoutées sont automatisées et l'entreprise gagne en réactivité par le partage d'informations et leur accès en temps réel.

Aujourd'hui, les TPE et PME sont vivement invités à s'engager vers la voie de la transformation numérique via la dématérialisation, du service comptable, des Ressources Humaines ou encore du service Commercial (les contrats peuvent également être dématérialisés !). Il s'agit ici de remplacer les documents jusqu'ici édités au format papier par des documents sous format électronique, et de les archiver dans un coffre-fort numérique en veillant à ce que les normes légales soient respectées.

 

Au-delà de la dématérialisation, d'autres nouvelles technologies peuvent participer à la pérennité de l'entreprise. La signature électronique dans le secteur immobilier, bancaire et de l'édition par exemple a déjà démontré sa pertinence tandis que la signature électronique en visioconférence a été récemment instaurée pour les actes notariaux. Proposer des services en ligne permet également de continuer plus facilement l'activité, comme les services d'imprimerie ou affranchissement en ligne. Enfin, le logiciel en mode cloud (Saas) semble plus adapté aujourd'hui aux entreprises car ils offrent plus de flexibilité que les logiciels achetés en licence : il est plus facile de passer à une version supérieure ou d'arrêter l'abonnement si l'entreprise le désire. Par ailleurs, l'archivage des documents se fait sur un serveur externe à l'entreprise, ce qui signifie que les données ne peuvent pas être perdues, même en cas de piratage, et sont aisément et rapidement accessibles.

 

Ainsi, une leçon vitale que l'entreprise doit retenir, est que pour survivre, elle doit se servir des nouvelles technologies pour anticiper sur les situations de crise et faciliter le travail collaboratif & mobile.

A propos de l'auteur : Pierre Patuel est co-fondateur de DPii Télécom & Services.