Le flex office désigne l'absence de poste de travail attitré à chaque salarié, permettant aux collaborateurs de s'installer là où ils le souhaitent. Deskeo, premier opérateur de bureaux flexibles en France, présente les résultats d'une enquête nationale sur ce sujet d'actualité, menée auprès de 3 978 professionnels.
Le flex office a le vent en poupe
Très peu d'entreprises ont adopté le flex office jusqu'à maintenant (16%). La plupart d'entre eux sont des early adopters qui ont opéré la transition avant 2020 (donc bien avant la crise). Aujourd'hui, la majorité des entreprises envisage d'y passer prochainement (55%).
| Votre entreprise est-elle déjà passée au flex office ? | |
| Réponses | Pourcentages |
| Oui | 16 % |
| Non, ce n'est pas d'actualité | 29 % |
| Non, mais nous envisageons d'y passer prochainement | 55 % |
| Depuis quand êtes-vous passés au flex office ? | |
| Réponses | Pourcentages |
| Courant 2020 | 32 % |
| Au cours des 2 dernières années | 33 % |
| Il y a plus de 2 ans | 35 % |
Seulement 1/3 des entreprises disent tirer un bilan positif de leur transition au flex office
De manière générale, on retrouve un bilan assez partagé au sein des entreprises concernant l'implémentation du flex office. Seulement 34% considèrent cette transition comme étant très positive avec une parfaite adaptation des équipes alors que deux tiers des répondants ont un bilan négatif ou mitigé.
| Quel bilan tirez-vous de votre passage au flex office? | |
| Réponses | Pourcentages |
| Très positif, les équipes se sont bien habituées | 34 % |
| Mitigé, des ajustements doivent encore être opérés | 39 % |
| Plutôt négatif, cela n'a pas fonctionné comme prévu | 27 % |
Les raisons pour passer au flex office sont nombreuses... Avec la réduction des coûts en tête.
Bien que la raison principale soit la réduction des coûts, il y a de nombreux facteurs qui poussent les entreprises à franchir le pas du flex office. Parmi les motivations principales des entreprises pour supprimer les postes attitrés à chaque salarié, la réduction des coûts arrive en tête aussi bien pour celles qui sont déjà en bureaux flexibles (77 %) que pour celles qui souhaitent y passer (79 %). A la deuxième place, 60 % des entreprises plébiscitent une meilleure expérience humaine des salariés et une meilleure gestion vie professionnelle et personnelle. Enfin la troisième motivation principale concerne à 43 % l'envie d'utiliser l'espace différemment avec davantage de salles de réunion ou d'espaces de convivialité.
| Quelle(s) motivation(s) principale(s) pour passer au flex office ? | ||
| Réponses | Déjà en flex office | Bientôt en flex office |
| Réduction des coûts | 77 % | 79 % |
| Meilleure expérience humaine des salariés & meilleure gestion vie pro/perso | 59 % | 62 % |
| Utiliser l'espace différemment (plus de salles de réunion, d'espaces de convivialité, etc.) | 46 % | 41 % |
| Décloisonner les services, améliorer la communication entre les services | 33 % | 31 % |
| Attractivité des bureaux (en faire un atout en matière de marque employeur) | 32 % | 40 % |
| Réduire la surface pour une meilleure localisation | 17 % | 11 % |
| Autre | 8 % | 3 % |
La prise en compte des intérêts des salariés, dans leur globalité, est la condition sine qua non d'une transition réussie.
Lorsque l'on regarde de plus près parmi les entreprises qui fonctionnent déjà en flex office, les motivations diffèrent. En effet, pour ceux dont le bilan est positif, les intérêts des salariés sont davantage considérés. L ' attractivité des bureaux et une meilleure localisation sont en effet deux aspects non négligeables qui affectent l'expérience utilisateur. On remarque de manière très nette que ces deux facteurs influencent grandement le fait d'avoir un bilan positif ou négatif au sein des entreprises. Dans le cas d'un bilan positif, 54% voulaient renforcer l'attractivité des bureaux pour en faire un atout en matière de marque employeur et 39% réduire la surface pour une meilleure localisation. Dans le cas d'un bilan négatif ou mitigé, les chiffres sont respectivement de 19,5% (attractivité) et 5% (meilleure localisation).
| Zoom sur : | Bilan positif | Bilan négatif ou mitigé |
| Attractivité des bureaux (en faire un atout en matière de marque employeur) | 54 % | 19,5 % |
| Réduire la surface pour une meilleure localisation | 39 % | 5 % |
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Challenge financier, organisationnel, psychologique, technologique..., les problématiques du passage au flex office sont nombreuses.
Ainsi, pour 62% des entreprises déjà en flex office, l'impact humain a été le facteur le plus délicat lors de la réorganisation. Juste derrière, il s'agit sans surprise de chiffrer le projet et évaluer son coût (61% des entreprises). Enfin, la méconnaissance du processus a été un challenge pour 53% des entreprises.
| Quels étaient les challenges identifiés dans le cadre de ce projet de passage au flex office ? | |
| Réponses | Pourcentages |
| Impact important de réorganisation (investissement en temps et humain) | 62 % |
| Coût financier du projet (et difficulté à chiffrer le projet) | 61 % |
| Méconnaissance du processus de mise en place (à qui faire appel pour l'accompagnement ?) | 53 % |
| Challenge psychologique de la part des employés (peur d'une dépersonnalisation du bureau) | 44 % |
| Challenge technologique (méconnaissance des outils support au flex office) | 27 % |
Le passage au flex office peut prendre du temps, surtout si le flex office n'a pas été anticipé et suffisamment communiqué en amont au collaborateurs. Pour plus de 80% des entreprises, la période d'adaptation est inférieure à 3 mois. Pour 44 % des personnes interrogées, il a fallu aux équipes entre 1 et 3 mois pour adopter ce nouveau mode d'organisation.
| Combien de temps a-t-il fallu à vos équipes pour adopter le flex office? | |
| Réponses | Pourcentages |
| Moins d'1 mois | 37 % |
| De 1 à 3 mois | 44 % |
| De 3 à 6 mois | 17 % |
| Plus de 6 mois | 2 % |
Le flex office convient-il à tout le monde ?
Pour les 29 % d'entreprises qui n'envisagent pas du tout de passer au flex office, c'est avant tout parce que cela ne semble pas adapté à leur activité (59%), mais également lié à un frein psychologique à plus de 55 %. Enfin, 47 % pensent qu'il s'agit juste d'un effet de mode et 43 % n'ont pas les moyens de réorganiser leurs bureaux.
| Quelle(s) est (sont) la(les) raison(s) de ne pas passer au flex office ? | |
| Réponses | Pourcentages |
| Inadapté à notre activité | 59 % |
| Frein psychologique (résistance des employés et de la direction) | 55 % |
| Effet de mode (le flex office n'est pas amené à durer) | 47 % |
| Trop onéreux | 43 % |
| Autre | 12 % |
« Cette année a montré toute l'importance d'une organisation flexible, capable d'adaptation et a surtout démocratisé le télétravail. Il est donc tout naturel que les entreprises se tournent vers le flex office. Cependant, cette transition n'est pas à prendre à la légère et demande de nombreuses compétences, ainsi qu'une implication des collaborateurs. Deskeo accompagne depuis plusieurs années les entreprises dans cette transition, que ce soit au sein de leurs bureaux ou à l'occasion d'un déménagement dans un nouvel espace », a commenté Frank Zorn, co-fondateur de Deskeo.
