Comment organiser et réussir une convention commerciale

Pour assurer une bonne communication interne, les entreprises organisent de façon régulière, le plus souvent annuel, des conventions. Ces évènements peuvent aussi bien permettre de présenter des résultats annuels que de remotiver les équipes autour des valeurs de la société. Cette démarche crée un environnement de travail plus collaboratif et donc plus stimulant. A ce titre, une convention doit disposer d’une réelle ligne éditoriale. C’est par exemple le moyen idéal pour communiquer sur votre nouvelle stratégie commerciale. Si elle représente un coût non négligeable, ces avantages sont donc nombreux. La clé de la réussite pour avoir une convention commerciale bien organisée est de bien la préparer en amont. Voici les cinq règles à suivre.

Une convention doit vous permettre de faire passer un message. Il faut donc l’établir bien a amont. Pour cela, l’idéal est de construire un cahier des charges intégrant les objectifs de l’entreprise : quels messages souhaitez-vous faire passer et comment. A partir de ce road map, vous pourrez articuler les exposés et les différents intervenants. Plus le message sera clair et bien articulé, plus vous allez pouvoir booster les équipes

Si vous avez un message à faire passer, il ne faut pas oublier que vos salariés ont eux aussi des interrogations. La convention est donc le moment idéal pour y répondre. Pour prendre en compte cette dimension, n’hésitez pas à interroger directement vos vendeurs. L’envoi d’un questionnaire, avec l’email d’invitation par exemple, est le meilleur moyen car il vous permet d’avoir un retour fiable et de montrer à vos employés que vous vous intéressez à eux.

Maintenant que vous avez le message, il faut déterminer à qui vous voulez le faire passer. Il est pertinent de ne pas inviter tout le monde. Cela permet de limiter les coûts et de gagner en précision. En vous adressant à un groupe plus homogène vous pourrez plus facilement adapter votre discours pour vous faire comprendre. En effet, votre force commerciale peut être très hétérogène : du junior au senior en passant par les profils plus techniques. Ceci étant dit, il faut prendre en compte les sensibilités de chacun. Si la convention a pour objectif de créer un esprit d’équipe, il pourrait être mal vu de ne pas inviter tout le monde ; Pour éviter cet écueil, vous pouvez opter pour la construction de plusieurs parcours en organisant une plénière commune pour fédérer puis ensuite plusieurs panels en fonction des audiences.  
 
 

Si certaines conventions ont lieu de façon historique toujours à une même date. Il peut être opportun de la faire évoluer d’une année sur l’autre. Cela permet de ne pas créer un effet de lassitude et de coller au plus près des besoins du terrain. Un commercial sera beaucoup plus attentif si la convention ne tombe pas en pleine période de signature de contrat par exemple. En fonction des objectifs que vous donnez à cette réunion, caler le rendez-vous suffisamment en amont pour que le message ait le temps d’être intégré par les forces commerciales et appliquées. Une fois de plus, le mot d’ordre est anticipation. Enfin, il ne faut pas oublier que la convention commerciale doit rester rare. Au-delà du coût, organiser plus de deux conventions par an peut s’avérer contreproductif. Changer trop souvent de stratégies est déstabilisant. Les messages forts que vous avez construits doivent s’inscrire dans le temps.

Pour éviter toute mauvaise surprise le jour J, n’ayez pas peur d’externaliser. Rien de pire qu’un petit problème de réservation pour venir gâcher une convention. Ces spécialistes vous permettront de vous concentrer sur l’essentiel, le contenu. De plus, le surcoût peut être compenser par les réductions que ces derniers peuvent avoir pour la réservation de salles et d’hôtels.