La gestion des processus métiers au service des salariés

Le bien-être des salariés au travail devient un enjeu majeur pour les entreprises. Motivation décuplée, prises d'initiatives, augmentation de la productivité, gain d'autonomie, les bénéfices liés au bonheur des salariés dans leurs entreprises sont nombreux. Cependant, cette notion de bien-être ne s'arrête pas à l'aménagement d'un espace de repos ou à une sortie team-building entre collaborateurs, elle s'accompagne également de la mise à disposition d'outils utiles, facilitant au quotidien le travail du salarié. Encore faut-il faire en sorte que les outils soient les bons et qu'ils répondent aux besoins des salariés.

76% des salariés estiment prioritaires la mise en place de nouveaux modes d'organisation (source Institut-Think). Partant de ce constat, l'une des principales problématiques des entreprises sera d'être capable d'intégrer de nouveaux outils fluidifiant le fonctionnement de ses équipes. L'objectif ? Trouver une solution qui améliore l'efficacité des salariés, tout en tenant compte de l'organisation déjà existante sans alourdir le quotidien des collaborateurs ; tout ceci, en optimisant la gestion de leur temps de travail et en clarifiant les tâches à accomplir.

C'est à ce moment qu'intervient la gestion des processus métier, appelée également BPM (Business Process Management). Cette approche transversale structure les différents processus et workflows de l'entreprise (internes et externes) et permet à tous les collaborateurs d'avoir une vision globale du fonctionnement de celle-ci.Ainsi, chaque collaborateur peut se positionner personnellement dans la globalité du processus et mieux cerner son rôle.

D'un point de vue managérial, la gestion des processus métier apporte un cadre méthodologique. En effet, à travers la représentation graphique des processus, le manager a une meilleure vision de son service et peut ainsi sécuriser son fonctionnement (vision « étape par étape ») tout en améliorant la communication entre les équipes. Avec l'aide d'un logiciel de gestion de processus, le manager va visualiser rapidement les tâches de chacun et identifier les acteurs associés (qui fait quoi et à quel moment), il va également pouvoir améliorer la circulation de l'information et gérer efficacement le flux des échanges au sein de l'équipe. En optimisant son organisation,il gagne du temps au quotidien et peut donc anticiper les éventuels disfonctionnements. En 3 mots : lisibilité, traçabilité, réactivité. 

Lydie Vergnières, responsable achat Pôle-Emploi Occitanie témoigne : « Nous avons intégré la démarche processus dans notre service. Nous souhaitions assurer le suivi des appels d'offre, faciliter la gestion des dossiers et réduire les pertes d'informations. La mise en place de la solution de gestion de processus, réalisée en moins d'une semaine, a permis de libérer 20 jours en moyenne de temps de travail par an et par acheteur. Ce gain de temps a pu ainsi être utilisé sur d'autres projets. »

 

D'après l'étude Wrike de 2015, nous savons que les principales sources de stress des salariés au travail sont généralement liées au manque d'informations (52%), à des problèmes de priorisation des tâches (51%) ou encore à des objectifs coupés de la réalité (49%). Pour les salariés, les avantages de l'approche processus sont tangibles. Grâce à la schématisation des processus, ces derniers priorisent plus facilement leurs tâches,identifient en amont leur rôle dans le projet, sont plus sereins dans la gestion du flux d'information et par conséquent moins stressés. De plus, ils se libèrent des tâches répétitives et chronophages, désormais automatisées par le logiciel de gestion de processus, et peuvent se concentrer sur leur travail.

« Lorsque je schématise le processus, j'entends souvent des salariés me dire qu'ils comprennent mieux où est leur place au sein de l'organisation. Une compréhension qui leur permet de mieux appréhender leur rôle et donc d'être plus impliqué dans leur service. » Aurélien Codet de Boisse. Avec le BPM, le salarié maîtrise son activité et se sent plus efficace puisqu'il sait exactement ce qu'il doit faire et à quel moment agir. Autre avantage, plus besoin d'envoyer plusieurs emails pour obtenir une information, désormais tout est centralisé dans un logiciel accessible par tous les services. Délesté du stress quotidien généré par le manque de communication et d'organisation, les collaborateurs gèrent leur travail plus sereinement. In extenso, ils sont plus efficaces, s'investissent d'avantages dans leurs fonctions et se sentent plus concernés par la vie de l'entreprise.

En 2016, 95% des employés français se déclarent insatisfaits par leurs conditions de travail et très peu impliqués dans leurs entreprises (Sources Steelcase). Pourtant toute entreprise devrait avoir pour ambition de traiter ses salariés comme ses propres clients. Tout comme elle s'applique à satisfaire ses partenaires commerciaux, elle doit s'appliquer à satisfaire ses salariés en contribuant à améliorer leurs conditions de travail. Le salarié n'est-il pas un client comme un autre ?

La mise en place de l'approche processus aura un impact social positif sur l'entreprise. Grâce à l'amélioration globale de l'organisation, l'entreprise véhiculera uneimage positive auprès de son environnement. Une entreprise où il fait bon vivre attirera de nouveaux talents, de nouveaux partenaires (effet miroir) et créeraindirectement de la croissance. Adopter l'approche processus, c'est favoriser une organisation structurée qui sera profitable à tous et qui répondra aux exigences actuelles du marché. Les entreprises comme les salariés sont au service des uns et des autres puisque l'un ne saurait fonctionner sans l'autre.  En adoptant cette approche, les entreprises se rendent plus flexibles, ont une parfaite connaissance du cheminement interne et externe des projets, assainissent leur communication et permettent à leurs salariés de travailler dans de meilleures conditions.

A propos de l'auteur : Aurélien Codet de Boisse est CEO et co-fondateur de la start-up InteropSys, spécialisée dans la gestion et l'automatisation des processus métiers.